Users

Users adalah fitur yang digunakan untuk mengelola data pengguna yang memiliki akses ke sistem. Melalui menu ini, administrator dapat menambahkan pengguna baru, mengedit informasi pengguna yang sudah ada, mengatur peran (roles), serta menonaktifkan atau menghapus akun pengguna yang tidak lagi aktif. Menu ini juga memungkinkan pengaturan keamanan seperti reset password dan aktivasi akun. Dengan adanya menu User, pengelolaan akses sistem menjadi lebih terstruktur, aman, dan sesuai dengan kebijakan internal organisasi.

Menambahkan Akun

Buka Menu Administration
Pilih Users
Klik Create New User
Isi informasi-informasi yang dibutuhkan untuk membuat user baru
Jika sudah terdapat Contact yang terdaftar untuk akun user ini, pilih Contact tersebut untuk dihubungkan dengan user. Namun, jika belum ada, biarkan kolom Contact kosong, maka sistem akan secara otomatis membuat Contact baru untuk user ini
Jika Set random password dicentang, maka sistem otomatis akan memberikan password secara acak untuk user ini, namun jika tidak dicentang, maka Anda harus mengisi password yang akan digunakan untuk user ini
Centang pada bagian yang diperlukan, berikut penjelasan dari masing-masing kolom yang ada:
Should change password on next login: Jika dicentang, pengguna akan diminta untuk mengganti kata sandi saat pertama kali login. Fitur ini berguna untuk alasan keamanan, terutama saat akun baru dibuat oleh admin.
Two factor authentication enabled: Mengaktifkan autentikasi dua faktor (2FA) untuk menambah lapisan keamanan saat login. Pengguna akan diminta untuk memasukkan kode verifikasi tambahan selain kata sandi.
Send activation email: Jika dicentang, sistem akan mengirimkan email aktivasi secara otomatis ke alamat email pengguna setelah akun dibuat. Pengguna perlu mengikuti tautan dalam email tersebut untuk mengaktifkan akunnya.
Active: Menentukan status aktif dari akun pengguna. Jika dicentang, akun dapat digunakan untuk login ke sistem. Jika tidak dicentang, akun dianggap tidak aktif dan tidak bisa digunakan.
Pilih tab Roles
Pilih salah satu roles yang ada, lalu drag atau klik panah paling atas untuk menambahkan roles pilihan ke user tersebut
Pilih tab Organization Unit
Pilih salah satu Organization Unit yang diinginkan
Klik Save

Note:

Pastikan username dan alamat email yang digunakan belum pernah dipakai oleh user lain!

Anda dapat masuk ke akun pengguna lain tanpa melalui halaman masuk.

Buka menu administration, lalu pilih Users
Klik Actions
Klik Login as this user
Sistem akan mengarahkan Anda ke akun pengguna tersebut, sehingga Anda dapat melihat dan mengakses aplikasi sebagaimana tampilan dan hak akses yang dimiliki oleh user tersebut. Untuk kembali ke akun Anda, Klik Profile
Klik Back to my account

Note:

Fitur Login sebagai pengguna lain (Login as this user) hanya tersedia untuk pengguna dengan hak akses administratif tertentu. Gunakan fitur ini dengan bijak dan hanya untuk keperluan validasi, troubleshooting, atau pendampingan pengguna. Semua aktivitas yang dilakukan selama login sebagai user lain akan tercatat di sistem sebagai aktivitas pengguna tersebut, sehingga pastikan tidak melakukan perubahan yang tidak diperlukan. Setelah selesai, segera logout dan kembali ke akun Anda sendiri untuk menjaga keamanan dan akuntabilitas

Mengubah Akun

Buka menu administration, lalu pilih Users
Klik Actions
Klik Edit
Ubah informasi yang diperlukan, lalu klik Save

Mengubah Permission pada User

Buka menu administration, lalu pilih Users
Klik Actions
Klik Permissions
Centang Hak akses yang diperbolehkan, khusus untuk user ini saja
Klik Save

Note:

Permission yang ditetapkan langsung pada user akan berlaku khusus untuk user tersebut dan tidak terpengaruh oleh perubahan pada Role yang dimilikinya. Gunakan pengaturan ini hanya jika diperlukan untuk memberikan akses khusus yang tidak berlaku untuk pengguna lain

Membukan Kunci Akun (Unlock)

Buka menu administration, lalu pilih Users
Klik Actions
Klik Unlock
Akun yang dipilih akan dibuka kembali (unlocked) sehingga pengguna dapat login ke sistem seperti biasa

Note:

Pastikan penyebab akun terkunci telah ditangani (misalnya, reset password jika pengguna lupa) sebelum mengaktifkan kembali akun

Menghapus Akun

Buka menu administration, lalu pilih Users
Klik Actions
Klik Delete
Tampil konfirmasi penghapusan, lalu pilih Yes

Note:

Akun dapat dihapus jika belum membuat transaksi apapun di aplikasi, jika akun sudah pernah membuat transaksi, maka sebaiknya ubah menjadi tidak aktif

Mengubah user menjadi aktif atau tidak aktif

Buka menu administration, lalu pilih Users
Klik Actions
Klik Edit
Centang pada bagian Active untuk mengaktifkan akun yang akan digunakan, lepas centang pada Active untuk menonaktifkan akun, sehingga user tersebut tidak bisa login ke aplikasi
Klik Save

Melihat akun yang sedang Aktif (Online)

Anda bisa melihat akun-akun yang sedang menggunakan aplikasi melalui tanda yang diberikan oleh sistem.

Buka menu administration, lalu pilih Users
Akun-akun yang sedang login di aplikasi (online) memiliki simbol warna hijau, sedangkan akun tidak sedang login (offline) memiliki simbol warna merah. Selain itu, tanda angka yang terdapat pada simbol warna hijau menandakan akun tersebut login menggunakan berapa perangkat (devices)
Anda bisa melihat total akun yang sedang login di aplikasi (Concurrent) pada bagian atas menu users

Filter daftar User yang ada

Jika Anda hanya ingin menampilkan beberapa user sesuai dengan kriteria yang ada, Anda bisa melakukan Filter

Buka menu administration, lalu pilih Users
Pilih Show Advanced Filters
Anda bisa memilih salah satu filter yang diinginkan berdasarkan roles nya, jika anda pilih salah satu roles, maka sistem akan menampilkan user-user yang memiliki roles yang barusan anda pilih
Anda bisa memilih salah satu filter yang diinginkan berdasarkan status locked nya, jika anda centang pada bagian Only Locked User maka sistem akan menampilkan user-user yang terkunci (locked)
Anda bisa memilih salah satu filter yang diinginkan berdasarkan status onlinenya, jika anda centang pada bagian Only Online User maka sistem akan menampilkan user-user yang sedang login di aplikasi