Asset

Fitur Asset pada sistem ini dirancang untuk membantu Anda dalam mengelola dan memantau aset perusahaan dengan lebih efisien. Panduan ini menjelaskan cara membuat, mengedit, dan menghapus aset, serta fitur-fitur terkait lainnya.

Membuat Asset Baru

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat asset baru di dalam sistem:

1. Klik Menu Assets

2. Pilih Asset

3. Klik tombol Create New Asset

4. Isi Informasi Aset pada tab General

   

Berikut penjelasan dari setiap kolom yang ada:

No	Kolom	Penjelasan	Wajib Isi
1	Asset Code	Kode unik untuk setiap aset. Dapat diatur manual atau otomatis melalui Code Factory	Ya
2	Barcode	Kode yang berisi informasi aset yang dapat dipindai menggunakan barcode scanner	Tidak
3	Tag Id	Kode yang berisi informasi aset yang dapat dipindai menggunakan RFID scanner	Tidak
4	Asset Name	Nama Asset	Ya
5	Serial Number	Nomor unik dari produsen untuk mengidentifikasi unit Asset tersebut	Tidak
6	Category	Kategori Asset yang diambil dari Master Category	Ya
7	Product	Jenis Product yang berkaitan dengan Category yang sudah dipilih, Product diambil dari Master Product	Tidak
8	Cost Center	Divisi atau departemen yang bertanggung jawab secara finansial atas aset tersebut, yang diambil dari Master Cost Center	Tidak
9	Location	Lokasi Asset tersebut berada yang diambil dari Master Location	Tidak
10	Person	Orang yang bertanggung jawab atas aset tersebut, diambil dari Master Person	Tidak
11	Vendor	Data pemasok atau vendor aset, diambil dari Master Category	Tidak
12	Device	Perangkat Asset tersebut yang diambil dari Devices	Tidak
13	Ownership	Informasi kepemilikan aset	Tidak
14	Status	Status Asset saat ini yang dapat diatur pada Dropdown Item	Tidak

1. Klik tab Finance lalu isi Informasi Asset pada tab ini jika diperlukan

   

   

Berikut penjelasan dari setiap kolom yang ada:

No	Kolom	Penjelasan	Wajib Isi
15	Request Id	Nomor unik yang mengidentifikasi permintaan terkait aset atau transaksi	Tidak
16	PO Number	Nomor unik dari Purchase Order (PO) yang digunakan untuk melacak pembelian terkait aset	Tidak
17	PO Date	Tanggal penerbitan Purchase Order (PO) sebagai referensi waktu pembelian	Tidak
18	Invoice Number	Nomor faktur yang diberikan oleh penjual sebagai bukti transaksi pembelian	Tidak
19	Invoice Date	Tanggal penerbitan faktur oleh penjual	Tidak
20	Currency Code	Kode mata uang (contoh: USD, IDR) yang digunakan dalam transaksi pembelian	Tidak
21	Currency Rate	Kurs tukar mata uang yang berlaku pada saat transaksi dilakukan	Tidak
22	Original Price	Harga awal aset sebelum potongan, pajak, atau penyesuaian lainnya	Tidak
23	Purchase Price	Harga akhir aset setelah mempertimbangkan diskon, pajak, atau biaya tambahan lainnya	Tidak
24	Purchase Date	Tanggal pembelian aset atau tanggal transaksi selesai dilakukan	Tidak
25	Current Value	Nilai aset saat ini setelah mempertimbangkan depresiasi atau revaluasi	Tidak
26	Residual(%)	Persentase nilai sisa aset yang diharapkan setelah masa manfaatnya berakhir	Tidak
27	Nominal Residual	Jumlah nilai sisa aset dalam bentuk nominal (mata uang) setelah masa manfaatnya berakhir	Tidak
28	PSAK Action	Tindakan atau langkah yang diambil sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) terkait pengelolaan aset	Ya
29	PSAK Type	Jenis perlakuan akuntansi berdasarkan PSAK, misalnya asset tetap (PSAK 16) atau asset sewa (PSAK 73)	Ya, jika PSAK Action yang dipilih adalah "PSAK"
30	Lease Payment Interval	Interval waktu pembayaran sewa (1 bulan atau 6 bulan)	Ya, jika PSAK Action yang dipilih adalah "PSAK"
31	Contract Value	Nilai total kontrak untuk sewa atau pembelian aset sesuai dengan perjanjian	Ya, jika PSAK Action yang dipilih adalah "PSAK"
32	Interest Rate	Tingkat suku bunga yang diterapkan pada pembayaran atau perhitungan biaya sewa	Ya, jika PSAK Action yang dipilih adalah "PSAK"
33	Depreciation Action	Keputusan penggunaan depresiasi pada suatu asset	Ya
34	Dep Start Date	Tanggal mulai perhitungan depresiasi aset	Ya, jika Depreciation Action yang dipilih adalah "Depreciate"
35	Dep Start Value	Nilai aset pada awal periode depresiasi	Ya, jika Depreciation Action yang dipilih adalah "Depreciate"
36	Is Disposed	Indikator apakah aset telah dilepas/dijual atau masih dimiliki (check/uncheck). Anda dapat menambahkan asset yang akan di-dispose pada Asset Disposal	Tidak
37	Disposed Date	Tanggal pelepasan atau penjualan aset	Ya, jika asset tersebut di-dispose
38	Disposal Status	Status pelepasan aset, seperti "Terjual", "Dihibahkan", atau "Rusak"	Ya, jika asset tersebut di-dispose
39	Disposal Amount	Jumlah nominal yang diperoleh dari pelepasan atau penjualan aset	Ya, jika asset tersebut di-dispose
40	Reference	Referensi tambahan yang digunakan untuk menjelaskan atau melengkapi informasi terkait transaksi atau aset	Ya, jika asset tersebut di-dispose
41	Reference For Disposal	Referensi yang menjelaskan alasan atau sumber pelepasan aset	Ya, jika asset tersebut di-dispose
42	Approved Spv	Supervisor yang memberikan persetujuan terkait pembuatan Asset ini ketika menggunakan Workflow	Ya, jika asset tersebut di-dispose

1. Klik tab Geolocation lalu arahkan kursor ke maps sesuai dengan lokasi sebuah asset berada

No	Kolom	Penjelasan
43	Latitude	Koordinat horizontal yang menunjukkan jarak lokasi dari garis khatulistiwa (0°)
44	Longtitude	Koordinat vertikal yang menunjukkan jarak lokasi dari meridian utama (0°)
45	Reset Point	Tombol untuk mengembalikan nilai Latitude dan Longtitude ke kondisi default (kosong)

1. Jika semua data yang bersifat mandatory (wajib diisi) sudah diisi, maka klik tombol Save Asset untuk menyimpan data asset

Melihat Detail Suatu Asset

Untuk melihat detail aset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin dilihat, lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda lihat detailnya

3. Kemudian pilih Detail

4. Anda dapat melihat data asset yang ada pada tab berikut:

Nama Tab	Penjelasan
General	Tab ini berisi informasi umum tentang asset
Finance	Tab ini mencakup informasi keuangan terkait asset
Warranty & Insurance	Tab ini berisi detail tentang garansi dan asuransi asset
Attachment	Tab ini digunakan untuk menyimpan dokumen atau file yang terkait dengan asset
Dynamic Properties	Tab ini memungkinkan penambahan atribut atau properti khusus dari asset yang tidak ada pada sistem
Accessories	Tab ini mencatat daftar aksesori atau komponen tambahan yang berhubungan dengan asset utama
Parent & Child	Tab ini menampilkan hubungan hierarki antara asset utama (parent) dan sub-asset (child)
Maintenance	Tab ini menyimpan catatan pemeliharaan yang pernah dilakukan pada asset ini
Depreciation	Tab ini menyimpan catatan riwayat depresiasi asset
Audit	Tab ini menyimpan catatan riwayat audit asset
Task	Tab ini digunakan untuk mengelola tugas-tugas yang terkait dengan perawatan atau pemeliharaan khusus untuk asset ini
Geolocation	Tab ini menampilkan lokasi geografis asset dalam bentuk peta dan latitude longtitude untuk melihat keberadaan fisik asset

Mengubah Data Aset

Mengubah Informasi General Asset

Untuk mengubah data general asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Edit

4. Anda akan langsung diarahkan pada tab General, Anda dapat mengubah informasi aset sesuai kebutuhan

Mengubah Informasi Finance Asset

Untuk mengubah data finance asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Edit

4. Pilih Tab Finance dan anda dapat mengubah informasi aset sesuai kebutuhan

Mengubah Informasi Warranty & Insurance Asset

Untuk mengubah data Warranty & Insurance asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Edit

4. Pilih Tab Warranty & Insurance dan anda dapat mengubah informasi aset sesuai kebutuhan

Mengubah atau Menambah File Attachment pada Asset

Untuk mengubah data Attachment asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Edit

4. Pilih Tab Attachment

5. Klik tombol Add Attachment

6. Klik tombol Choose lalu pilih file mana yang akan diunggah sebagai attachment asset ini, Anda dapat memilih lebih dari 1 file sekaligus

7. Klik tombol Upload

8. File berhasil diunggah, Anda bisa meninjau file tersebut dengan klik tombol Preview

9. Sistem akan menampilkan preview pada file yang berformat jpeg/jpg/png, lalu klik tombol Close untuk menutup halaman preview

10. Untuk mengunduh attachment yang ada, klik tombol Download pada file attachment yang ingin diunduh

Mengubah Informasi Dynamic Properties Asset

Untuk mengubah data Dynamic Properties asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Edit

4. Pilih Tab Dynamic Properties dan anda dapat mengubah informasi aset sesuai kebutuhan. Anda dapat mengelola kolom-kolom yang ada pada Dynamic properties pada menu Dynamic Properties

Mengubah atau menambah Accessories Asset

Untuk mengubah data Accessories asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Edit

4. Pilih Tab Accessories

5. Klik tombol Add New Accessory

6. Isi data yang diminta

7. Klik tombol Save

8. Accessories berhasil ditambah, jika ingin mengubah data accesories tersebut, klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah accessory yang ingin Anda ubah

9. Kemudian pilih Edit

10. Anda dapat mengubah informasi Accessory sesuai kebutuhan, lalu klik Save untuk menyimpan perubahan

11. Untuk menghapus accessory yang ada, klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah accessory yang ingin Anda hapus

12. Kemudian pilih Delete

13. Sistem akan memberikan pop up konfirmasi, Klik Yes untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin menghapus aset tersebut

    

Mengubah atau menambah Parent & Child Asset

Untuk mengubah data Parent & Child asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Edit

4. Pilih Tab Parent & Child

5. Untuk menambahkan Parent pada asset ini, Klik icon selection, lalu pilih asset yang akan ditetapkan sebagai parent asset ini. Anda hanya dapat menambahkan 1 parent asset pada sebuah asset

6. Jika ingin menghapus Parent pada aset ini, klik icon delete di bawah

7. Untuk menambahkan child atau sub asset, klik tombol Add Child, lalu pilih asset mana yang akan dijadikan child atau sub asset. Anda dapat menambahkan lebih dari 1 asset sebagai child

8. Child asset tersebut berhasil ditambah, jika ingin mengubah data tersebut, klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah asset child yang ingin Anda ubah

9. Kemudian pilih Delete

   

Menghapus Data Aset

Menghapus sebuah Asset

Untuk menghapus sebuah asset yang sudah ada, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Pilih asset yang ingin diubah lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

3. Kemudian pilih Delete

4. Sistem akan memberikan pop up konfirmasi, Klik Yes untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin menghapus asset tersebut

Notes

• Penghapusan aset tidak dapat dibatalkan
• Aset yang telah diberi status disposal tidak bisa dihapus

Menghapus Beberapa Asset Sekaligus

Untuk dapat menghapus beberapa asset sekaligus, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Centang beberapa asset yang ingin di hapus

3. Klik tombol Batch Delete

4. Sistem akan memberikan pop up konfirmasi, Klik Yes untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin menghapus beberapa asset tersebut

Notes

• Pastikan aset yang dipilih sudah benar karena penghapusan tidak bisa dibatalkan.

Melihat Riwayat Data Aset

1. Klik Menu Assets

2. Pilih Asset

3. Pilih asset yang ingin dilihat riwayat perubahannya, lalu klik tombol Aksi atau icon gerigi di sebelah aset yang ingin Anda ubah

4. Kemudian pilih History

5. Sistem akan menampilkan beberapa riwayat perubahan atau Change Logs pada asset yang dipilih, pilih salah satu change log untuk melihat detail perubahannya

   

Ekspor Barcode Asset ke dalam format Excel

Untuk mengekspor data aset ke dalam format Excel, ikuti langkah berikut: 1. Klik Menu Assets

1. Pilih Asset

2. Centang beberapa asset yang ingin di ekspor barcode nya

3. Klik tombol PrintSelectedBarcode

4. Pilih format Excel

5. Klik tombol Print

6. Setelah ekspor selesai, Anda akan mendapatkan file Excel yang berisi asset code disertai dengan barcode nya